Presenteren: uw zenuwen en publiek de baas
Spreken in het openbaar is voor velen geen favoriete bezigheid. Toch moeten we er zo nu en dan aan geloven. Gelukkig maar dat het met een paar simpele tips mogelijk is om de zenuwen in de hand te houden.
Hoe nerveus u ook bent voordat u moet spreken in het openbaar, u kunt er zeker van zijn dat een groot deel van de mensen om u heen in uw geval hetzelfde zou ervaren. Uw collega’s zouden de zenuwen ook door hun lijf voelen gieren, uw partner zou ook bang zijn zich te verspreken. Zij hoeven echter die presentatie niet te houden. Dat is uw pakkie-an.
Kleren maken de man
Wetenschappelijke onderzoeken hebben meerdere malen aangetoond dat de eerste indruk werkelijk telt. Die eerste indruk heeft niet zozeer te maken met wat we zeggen, maar is voor het overgrote deel afhankelijk van ons voorkomen. Dat betekent niet dat alleen mooie mensen een positieve beoordeling krijgen, het heeft alles te maken met uw kleding, uw houding, uw uitstraling, uw enthousiasme, uw stem- en taalgebruik, kortom met zaken die u zelf in de hand heeft. Sta hierbij stil voordat u voor een groep gaat staan en u heeft de eerste winst al te pakken.
Uw stem spreekt boekdelen
Niet de telefoon, niet de computer, maar uw stem is uw belangrijkste communicatiemiddel. Bent u boos, dan praat u harder of gaat u misschien zelfs schreeuwen. Zenuwen laten u stotteren en stamelen en bij een poging tot vriendelijkheid zet u een zachte stem op. Uw stem draagt uw emotie uit.
Bereidt u een presentatie voor, moet u een ‘slecht nieuws’-gesprek voeren of heeft u een belangrijke bijeenkomst, denk er dan aan dat niet alleen de boodschap, maar ook de manier waarop u die boodschap brengt van grote invloed is op de ontvangst ervan. Heeft u problemen met uw stem, dan heeft u wellicht baat bij deze adviezen:
- Probeer niet te roken; roken schaadt de stembanden.
- Adem door uw neus en drink voldoende water of ander vocht.
- Forceer uw stem niet wanneer u verkouden bent.
- Vermijd kuchen, schrapen, fluisteren of schreeuwen.
- Spreek rustig. Als u gehaast spreekt, heeft u geen tijd uw stembanden optimaal te gebruiken.
Maak oogcontact
Wanneer u uw stem onder controle heeft, bent u al een eind op de goede weg. Maar het is nog geen garantie dat het publiek aan uw lippen hangt. Daarvoor maakt u behalve van uw stem, gebruik van uw ogen. Zoek oogcontact met uw publiek, direct vanaf het moment dat de eerste toehoorders de zaal binnenkomen. Lach vriendelijk naar ze, vergeet de mensen links en rechts van u niet en blijf ze met een oogwenk bij uw verhaal betrekken.
Om uw zelfvertrouwen te vergroten, kunt u vooraf met een bekende in de zaal afspreken dat hij of zij als contactpersoon fungeert. U kunt tijdens uw verhaal op deze persoon terugvallen, die u met gebaren aangeeft of u bijvoorbeeld langzamer of harder moet praten. Om nog zekerder van uw zaak te zijn en ervoor te zorgen dat u en uw presentatie staan als een huis volgen hier nog enkele tips:
- Zet beide voeten stevig op de grond, ook als u zit.
- Leg een horloge voor u neer. Zo laat u zien dat u het heft in handen heeft.
- Ontspan uw schouders en houd uw hoofd rechtop.
- Adem vanuit uw buik, zodat u met minimale inspanning uw longen maximaal vult. Hoe voller de longen, hoe voller uw stem klinkt.
- Wissel uw toonhoogte af. Praat niet monotoon.
- Neem af en toe een slokje water. U gunt uzelf en uw publiek zo even rust.
Een verrassende start
Nu u in de houding staat of zit is uw verhaal aan de beurt. U weet als het goed is precies wat u wilt vertellen. Dat zit in uw hoofd en leest u niet letter voor letter op van papier. Ook al heeft u uw zenuwen niet volledig onder controle, denk eraan dat uw publiek uit mensen bestaat zoals u, met het verschil dat ú de deskundige bent. U heeft de touwtjes in handen.
U kunt uw presentatie natuurlijk beginnen met het welkom heten van uw toehoorders. Dat is netjes, maar ook een beetje saai. Waarom probeert u ze niet direct bij uw betoog te betrekken? Laat ze uitkijken naar wat er komen gaat, bijvoorbeeld door een vraag in de groep te gooien (uiteraard een vraag die op uw verhaal van toepassing is): ‘Wie weet welk bedrag we jaarlijks aan voedsel weggooien?’, ‘Wat zou u doen met een miljoen?’ Vertel een toepasselijke anekdote of refereer aan een onderwerp dat onlangs in het nieuws is geweest. Er zijn heel wat mogelijkheden voor een verrassende start. Een goed begin is het halve werk.
Behalve over een boeiende opening, moet u goed over de afsluiting nadenken. Omdat het einde van het betoog het eerste is waaraan uw luisteraars terugdenken, kunt u maar beter zorgen dat dit een memorabel einde is. Op zoek dus naar een uitsmijter. Dat kan een korte, grappige of uitdagende samenvatting zijn van uw verhaal, maar u kunt ook teruggrijpen op uw binnenkomer of eindigen met een pittige stelling voor de discussie na afloop.
In de herhaling
Er zijn allerlei namen in omloop voor de modellen waarin u uw verhaal kunt gieten. Het KISS-model, het VVV-model, de cirkelredenering. Het maakt niet uit voor welke benadering u gaat, het komt steeds hier op neer: maak uw betoog niet onnodig ingewikkeld. Spreek in begrijpelijke taal, zorg dat uw publiek u kan volgen (Keep It Simple Stupid).
Elk verhaal heeft een inleiding, een kern (de eigenlijk boodschap met stevige argumenten onderbouwd) en een samenvattende conclusie. Amerikanen hebben hiervoor de volgende formule in het leven geroepen: Tell them what you are going to tell, then tell them and finally tell them what you told them. In het Nederlands luidt de vertaling: Vertel wat u gaat vertellen, vertel het en tenslotte: vertel wat u heeft verteld (VVV).
Herhalingen helpen het publiek uw presentatie beter begrijpen en onthouden. De conclusie van uw verhaal kan teruggrijpen op uw openingsanekdote of statement. In dat geval kent uw presentatie een cirkelredenering. In welke vorm u het ook giet, denk eraan: een verhaal heeft een kop, een romp en een staart.
NPPC biedt hulp
Maak tijdens uw presentatie gebruik van hulpmiddelen. Uw publiek is namelijk beter in staat uw verhaal in zich op te nemen naarmate meer zintuigen worden geprikkeld. Beelden, geluiden, geuren, ga maar na wat u allemaal kunt gebruiken om uw betoog kracht bij te zetten: een PowerPoint-presentatie, foto’s, muziek of voorwerpen. De deelnemers van het NPPC hebben voor elke presentatie geschikte hulpmiddelen in hun assortiment. Neem gerust contact op voor advies of aanvullende informatie. U staat alleen voor een groep luisteraars, maar u staat er niet alleen voor.
(Tekst: Jolanda van den Braak, bron: Special Office nr. 5, 2006)